Hóa đơn thương mại điện tử: mẫu số 7 và ký tự X

Hóa đơn thương mại điện tử có mẫu số riêng là 7 và ký tự thứ tư trong ký hiệu hóa đơn là X. Tên gọi dễ gây nhầm: đây là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) lập bằng phương thức điện tử, dành cho người xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, không phải hóa đơn của hàng bán trên sàn thương mại điện tử. Hóa đơn của hàng bán qua sàn trong nước vẫn là hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu 1) hoặc hóa đơn bán hàng (mẫu 2).

1. Mẫu số 7 nằm ở đâu trong bảng mẫu số
2. Ai lập hóa đơn thương mại điện tử
3. Ký tự X trong ký hiệu hóa đơn
4. Sàn khấu trừ, nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh
5. Bên mua cần lưu ý gì
6. Mua hàng qua sàn bằng tài khoản cá nhân
7. Theo dõi hóa đơn từ kênh online
8. Căn cứ
9. Xem thêm

Mẫu số 7 nằm ở đâu trong bảng mẫu số#

Theo Điều 4 và Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu số hóa đơn là một chữ số từ 1 đến 9, trong đó 7 là hóa đơn thương mại điện tử (Commercial Invoice, dùng khi xuất khẩu); 8 và 9 là hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai. Ba mẫu 7, 8, 9 có từ Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/6/2025) và được Thông tư 91/2026/TT-BTC giữ nguyên. Tài liệu nào còn ghi "mẫu số từ 1 đến 6" là theo Thông tư 78/2021/TT-BTC đã hết hiệu lực.

Bảng đủ 9 mẫu số và cách đọc từng ký tự: Ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đọc.

Ai lập hóa đơn thương mại điện tử#

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử áp dụng với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Người xuất khẩu chưa đáp ứng điều kiện này thì lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Cũng theo nghị định này, khi xuất khẩu, cơ sở kinh doanh (kể cả cơ sở gia công hàng xuất khẩu) dùng một trong ba loại: hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử (điểm c khoản 3 Điều 6). Với hàng xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan (khoản 1 Điều 9). Mẫu hiển thị tham khảo là Mẫu 01/TMĐT, Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC, trình bày song ngữ với tiêu đề "HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (Commercial Invoice)".

Ký tự X trong ký hiệu hóa đơn#

Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, trong đó ký tự thứ tư là một trong 10 chữ T D L M N B G H X F, thể hiện loại hóa đơn. X dành cho hóa đơn thương mại điện tử, tức hóa đơn thương mại của người xuất khẩu, không phải hóa đơn bán hàng online.

Ba ký tự hay bị nhầm lẫn nhất trong nhóm này:

• X — hóa đơn thương mại điện tử (Commercial Invoice của người xuất khẩu)
• M — hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
• L — hóa đơn cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

Cửa hàng vừa bán tại quầy vừa bán trên sàn không dùng X cho đơn trên sàn: bán trong nước thì vẫn là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, ký tự thứ tư thường là T, hoặc M nếu khởi tạo từ máy tính tiền. Với bên mua, hóa đơn M và các loại còn lại nằm ở hai danh sách khác nhau trên cổng thuế: hóa đơn máy tính tiền tra ở mục riêng, không nằm chung với hóa đơn điện tử thông thường. Chi tiết khác biệt: Hóa đơn máy tính tiền khác gì hóa đơn điện tử.

Đây cũng là nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp mua hàng qua nhiều kênh thấy thiếu hóa đơn: tải một loại rồi tưởng đã đủ. Hệ thống đồng bộ của eHoaDon tải cả hai loại cho mỗi kỳ, nên mỗi tháng dương lịch trong kỳ là 2 lượt tải danh sách chứ không phải 1.

Sàn khấu trừ, nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh#

Hàng bán qua sàn không có mẫu hóa đơn riêng; điểm khác của kênh này nằm ở thuế phía người bán. Nghị định 252/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, trong đó có quản lý thuế với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử. Nghị định này thay thế Nghị định 117/2025/NĐ-CP từ ngày 01/7/2026 (điểm d khoản 3 Điều 74).

Nội dung chính:

• Khoản 1 Điều 43 — chủ quản nền tảng thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán (trong nước và ngoài nước) khấu trừ, khai thay và nộp thay thuế giá trị gia tăng với mỗi giao dịch phát sinh doanh thu trong nước của hộ, cá nhân kinh doanh trên nền tảng, và thuế thu nhập cá nhân (doanh thu trong và ngoài nước với cá nhân cư trú, doanh thu trong nước với cá nhân không cư trú)
• Điểm b khoản 1 Điều 44 — thời điểm khấu trừ của chủ quản nền tảng là thời điểm xác nhận giao dịch thành công và chấp nhận thanh toán theo quy định của nền tảng
• Hộ, cá nhân chỉ bán trên sàn đã được khấu trừ, nộp thay thì không phải tự khai, nộp riêng phần thuế đó; hộ thuộc diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm vẫn phải quyết toán. Quyền và trách nhiệm của hộ, cá nhân trên nền tảng thực hiện theo Điều 13 Nghị định 68/2026/NĐ-CP (khoản 3 Điều 46 Nghị định 252/2026/NĐ-CP)
• Nền tảng không đồng thời có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán thì không thuộc diện khấu trừ, nộp thay; hộ, cá nhân kinh doanh trên đó tự khai, tự nộp

Cơ chế này giải quyết chuyện thu thuế phía người bán. Nó không thay thế nghĩa vụ lập hóa đơn — mua hàng phục vụ sản xuất kinh doanh vẫn cần hóa đơn nếu muốn ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế đầu vào.

Bên mua cần lưu ý gì#

Ba tình huống hay gặp khi doanh nghiệp mua hàng qua sàn:

Tình huống thứ ba là chỗ sai phổ biến nhất. Xác nhận đơn hàng, email đặt hàng, ảnh chụp màn hình đơn không phải hóa đơn. Số tiền đã bị sàn khấu trừ thuế không tự động biến chứng từ đó thành hóa đơn của bạn.

Tình huống thứ hai có lối ra: hàng hóa, dịch vụ mua của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng thuộc nhóm được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC (điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Điều kiện kèm theo: bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm, có chứng từ chi tiền, và thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị mua trong ngày của một hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên. Xem Chi phí không có hóa đơn.

Mua hàng qua sàn bằng tài khoản cá nhân#

Một thói quen phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ: nhân viên đặt hàng bằng tài khoản cá nhân rồi mang hóa đơn về hoàn ứng. Hai vấn đề:

1. Hóa đơn ghi tên và mã số thuế cá nhân thì không phải hóa đơn của doanh nghiệp — không khấu trừ được thuế đầu vào. Xem Hóa đơn sai thông tin người mua
2. Thanh toán bằng ví hoặc thẻ cá nhân với khoản từ 05 triệu đồng trở lên không đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ khi doanh nghiệp có quy chế tài chính và ủy quyền rõ ràng

Cách chắc chắn nhất là khai báo thông tin xuất hóa đơn của công ty ngay khi đặt hàng, và dùng tài khoản thanh toán của công ty. Sửa sau khi đơn đã hoàn tất thường mất nhiều thời gian hơn là làm đúng từ đầu.

Theo dõi hóa đơn từ kênh online#

Đặc điểm của nhóm hóa đơn này: nhiều nhà cung cấp, giá trị nhỏ, rải đều trong tháng, và hay về muộn hơn ngày đặt hàng vài ngày. Kết quả là danh sách hóa đơn thực tế trên cổng thuế thường nhiều hơn số chứng từ kế toán nhận được bằng email.

Cách kiểm nhanh vào cuối tháng là tra toàn bộ hóa đơn mua vào theo kỳ rồi đối chiếu với sổ, thay vì chờ từng nhà cung cấp gửi. Quy trình: Kiểm tra hóa đơn cuối tháng.

Với chuỗi bán lẻ vừa bán online vừa bán tại cửa hàng, việc quản lý hóa đơn đầu vào còn thêm một tầng nữa: Hóa đơn chuỗi bán lẻ nhiều điểm bán.

Căn cứ#

• Điều 4 và Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026, thay Thông tư 32/2025/TT-BTC) — mẫu số hóa đơn là một chữ số từ 1 đến 9, mẫu số 7 là hóa đơn thương mại điện tử; ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, ký tự thứ tư là một trong T D L M N B G H X F, trong đó X là hóa đơn thương mại điện tử
• Khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026) — hóa đơn thương mại điện tử áp dụng với người xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế
• Điểm c khoản 3 Điều 6 và khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP — cơ sở kinh doanh xuất khẩu dùng hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử; hóa đơn hàng xuất khẩu lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan
• Mẫu 01/TMĐT, Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC — mẫu hiển thị tham khảo "Hóa đơn thương mại điện tử (Commercial Invoice)"
• Khoản 1 Điều 43 Nghị định 252/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026, thay Nghị định 117/2025/NĐ-CP theo điểm d khoản 3 Điều 74) — chủ quản nền tảng thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán khấu trừ, khai thay, nộp thay thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân của hộ, cá nhân kinh doanh trên nền tảng
• Điểm b khoản 1 Điều 44 Nghị định 252/2026/NĐ-CP — thời điểm khấu trừ của chủ quản nền tảng là thời điểm xác nhận giao dịch thành công và chấp nhận thanh toán theo quy định của nền tảng
• Khoản 3 Điều 46 Nghị định 252/2026/NĐ-CP — quyền và trách nhiệm của hộ, cá nhân kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử thực hiện theo Điều 13 Nghị định 68/2026/NĐ-CP
• Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP — các trường hợp mua không có hóa đơn được lập bảng kê thu mua, gồm hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng; bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, kèm chứng từ chi tiền
• Điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC — bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN
• Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 15/12/2025) — khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đọc